Bagi perusahaan yang menggunakan BBM dalam jumlah besar, pencatatan stok bukan hanya tentang mengetahui berapa liter bahan bakar yang masih tersedia. Perusahaan juga perlu memastikan bahwa stok berdasarkan catatan sesuai dengan jumlah BBM yang secara fisik tersedia.
Perbedaan antara keduanya disebut sebagai selisih stok. Selisih tersebut bisa terjadi karena berbagai faktor, mulai dari kesalahan pencatatan, perbedaan hasil pengukuran, keterlambatan input data, hingga kondisi operasional selama penyimpanan dan pemakaian. Karena itu, perusahaan yang menggunakan BBM secara rutin perlu melakukan rekonsiliasi stok secara berkala.
Apa yang Dimaksud dengan Selisih Stok BBM?
Selisih stok BBM adalah perbedaan antara stok yang seharusnya tersedia berdasarkan catatan administrasi dengan stok yang ditemukan berdasarkan pengukuran fisik.
Secara sederhana: Selisih Stok = Stok Buku – Stok Fisik
Contohnya, berdasarkan pencatatan perusahaan seharusnya masih tersedia 12.000 liter BBM. Setelah dilakukan pengukuran, stok fisik ternyata 11.800 liter. Maka: 12.000 – 11.800 = 200 liter. Artinya terdapat selisih sebesar 200 liter. Namun, angka tersebut belum menjelaskan penyebabnya. Perusahaan masih perlu melakukan pemeriksaan terhadap data penerimaan dan pemakaian.
Data Apa Saja yang Dibutuhkan?
Untuk menghitung stok BBM dengan benar, setidaknya terdapat beberapa data yang perlu disiapkan:
- Stok awal
- Penerimaan BBM
- Pemakaian BBM
- Stok buku
- Stok fisik
Data tersebut sebaiknya berasal dari periode yang sama. Misalnya perusahaan ingin melakukan pengecekan stok selama bulan September, maka seluruh transaksi penerimaan dan pemakaian yang digunakan dalam perhitungan harus berada pada periode tersebut.
Rumus Dasar Menghitung Stok BBM
Stok buku dapat dihitung menggunakan rumus:
Stok Buku = Stok Awal + Total Penerimaan – Total Pemakaian
Contohnya:
- Stok awal: 10.000 liter
- Penerimaan: 20.000 liter
- Pemakaian: 18.500 liter
Maka:
10.000 + 20.000 – 18.500 = 11.500 liter
Jadi, berdasarkan catatan administrasi, stok seharusnya adalah 11.500 liter. Selanjutnya jumlah tersebut dibandingkan dengan stok fisik.
Contoh Menghitung Selisih Stok BBM Industri
Misalnya sebuah perusahaan memiliki data selama satu bulan sebagai berikut:
| Komponen | Jumlah |
| Stok awal | 10.000 liter |
| Pengiriman pertama | 10.000 liter |
| Pengiriman kedua | 15.000 liter |
| Total pemakaian | 32.500 liter |
| Stok fisik | 2.200 liter |
Pertama, hitung total penerimaan: 10.000 + 15.000 = 25.000 liter
Kemudian hitung stok buku: 10.000 + 25.000 – 32.500 = 2.500 liter
Berdasarkan administrasi, seharusnya masih tersedia 2.500 liter.
Namun hasil pengukuran fisik menunjukkan 2.200 liter.
Maka: Selisih = 2.500 – 2.200 = 300 liter
Dalam contoh ini terdapat selisih 300 liter antara stok buku dan stok fisik.
Selisih Positif dan Selisih Negatif
Selisih stok tidak selalu berarti stok fisik lebih sedikit daripada catatan. Ada dua kondisi yang dapat ditemukan.
1. Stok Fisik Lebih Sedikit
Misalnya:
- Stok buku: 5.000 liter
- Stok fisik: 4.800 liter
Selisih:
5.000 – 4.800 = 200 liter
Artinya stok fisik lebih rendah daripada yang tercatat.
Kondisi ini perlu diperiksa karena dapat menunjukkan adanya transaksi pemakaian yang belum tercatat, kesalahan pencatatan penerimaan, kesalahan pengukuran, atau faktor lain yang perlu ditelusuri.
2. Stok Fisik Lebih Banyak
Misalnya:
- Stok buku: 5.000 liter
- Stok fisik: 5.150 liter
Maka:
5.000 – 5.150 = -150 liter
Artinya stok fisik lebih banyak 150 liter dibandingkan stok buku.
Kondisi seperti ini juga perlu diperiksa karena dapat menunjukkan adanya penerimaan yang belum dicatat atau kesalahan pada pencatatan transaksi sebelumnya.
Mengapa Stok BBM Bisa Berbeda?
Tidak semua selisih otomatis menunjukkan adanya kehilangan BBM. Ada beberapa kemungkinan penyebab yang perlu diperiksa.
Kesalahan Input Data
Kesalahan memasukkan angka merupakan salah satu penyebab paling sederhana.
Misalnya penerimaan sebenarnya 10.000 liter tetapi tercatat 1.000 liter. Kesalahan seperti ini akan langsung memengaruhi stok buku.
Penerimaan Belum Dicatat
BBM sudah masuk ke lokasi, tetapi dokumen penerimaan belum diinput ke sistem.
Akibatnya stok fisik bertambah, sedangkan stok administrasi masih menggunakan data lama.
Pemakaian Belum Dicatat
Kondisi sebaliknya juga bisa terjadi. BBM sudah digunakan untuk operasional, tetapi transaksi pemakaian belum masuk ke pencatatan.
Stok fisik akhirnya lebih rendah dibandingkan stok buku.
Kesalahan Pengukuran
Pengukuran stok fisik juga perlu dilakukan dengan metode yang konsisten.
Perbedaan alat ukur, posisi pengukuran, waktu pengukuran, atau metode pembacaan dapat menyebabkan hasil yang berbeda.
Faktor Selama Penyimpanan dan Operasional
BBM merupakan produk cair sehingga pengelolaan penyimpanan dan operasional perlu dilakukan dengan baik. Perbedaan hasil pengukuran juga dapat dipengaruhi kondisi temperatur dan karakteristik penyimpanan.
Karena itu, selisih stok perlu dianalisis berdasarkan kondisi nyata di lapangan, bukan langsung dianggap sebagai kehilangan.
Bagaimana Cara Menelusuri Selisih Stok?
Jika ditemukan perbedaan, pemeriksaan dapat dilakukan secara bertahap.
Langkah 1: Periksa Stok Awal
Pastikan stok awal yang digunakan memang berasal dari hasil closing periode sebelumnya.
Kesalahan pada stok awal akan terbawa ke seluruh perhitungan berikutnya.
Langkah 2: Cocokkan Semua Pengiriman
Periksa seluruh dokumen penerimaan BBM.
Cocokkan:
- Tanggal pengiriman
- Nomor surat jalan
- Nomor PO
- Jenis BBM
- Volume
- Data penerimaan
Jangan hanya melihat total bulanan. Periksa transaksi satu per satu jika ditemukan selisih yang cukup besar.
Langkah 3: Periksa Data Pemakaian
Selanjutnya periksa seluruh transaksi penggunaan BBM.
Misalnya BBM digunakan untuk:
- Armada operasional
- Alat berat
- Genset
- Mesin produksi
- Kendaraan perusahaan
- Peralatan operasional lainnya
Pastikan tidak ada transaksi yang terlewat atau tercatat dua kali.
Langkah 4: Lakukan Pengukuran Fisik
Setelah data administrasi diperiksa, lakukan pengukuran stok fisik. Waktu pengukuran sebaiknya dicatat agar dapat dibandingkan dengan posisi stok pada sistem.
Langkah 5: Catat dan Evaluasi Selisih
Jika selisih tetap ditemukan, catat jumlahnya dan lakukan evaluasi berdasarkan periode. Misalnya:
| Bulan | Stok Buku | Stok Fisik | Selisih |
| Januari | 10.000 L | 9.950 L | 50 L |
| Februari | 12.000 L | 11.850 L | 150 L |
| Maret | 9.500 L | 9.300 L | 200 L |
Data tersebut menunjukkan bahwa selisih tidak hanya perlu dilihat sebagai angka satu kali, tetapi juga sebagai pola. Jika selisih terus meningkat dari bulan ke bulan, perusahaan perlu melakukan pemeriksaan lebih lanjut terhadap proses pencatatan dan operasional.
Cara Mengurangi Selisih Stok BBM
Beberapa langkah sederhana dapat membantu meningkatkan akurasi pencatatan.
Pertama, catat setiap penerimaan segera setelah BBM diterima.
Jangan menunda input karena semakin lama transaksi tidak dicatat, semakin besar kemungkinan data tertinggal.
Kedua, gunakan format pencatatan yang konsisten.
Kolom seperti tanggal, jenis BBM, penerimaan, pemakaian, saldo, dan keterangan sebaiknya memiliki format yang sama setiap periode.
Ketiga, lakukan stock opname secara berkala.
Perusahaan dapat menentukan jadwal pemeriksaan sesuai volume penggunaan dan kebutuhan kontrol internal.
Keempat, pisahkan tugas jika memungkinkan.
Pihak yang menerima BBM, mencatat transaksi, dan melakukan pemeriksaan dapat memiliki fungsi yang berbeda sehingga proses verifikasi lebih mudah.
Kelima, simpan dokumen pendukung.
Setiap angka dalam laporan stok sebaiknya dapat ditelusuri kembali ke dokumen sumber seperti surat jalan, bukti penerimaan, atau catatan pemakaian.
Membuat Rekap Stok BBM yang Sederhana
Perusahaan tidak selalu membutuhkan sistem yang rumit untuk memulai pengendalian stok. Spreadsheet Excel sederhana sudah dapat digunakan dengan struktur seperti:
| Tanggal | Keterangan | Masuk | Keluar | Saldo |
| 1 Sep | Stok awal | – | – | 10.000 |
| 5 Sep | Pengiriman | 10.000 | – | 20.000 |
| 12 Sep | Pemakaian | – | 6.000 | 14.000 |
| 20 Sep | Pengiriman | 15.000 | – | 29.000 |
| 28 Sep | Pemakaian | – | 26.500 | 2.500 |
Pada akhir periode, saldo dari pencatatan tersebut kemudian dibandingkan dengan hasil pengukuran fisik. Dengan format sederhana seperti ini, bagian operasional dan administrasi dapat lebih mudah mengetahui bagaimana stok BBM berubah dari hari ke hari.
Menghitung selisih stok BBM industri pada dasarnya dilakukan dengan membandingkan stok berdasarkan catatan administrasi dengan stok fisik. Rumus dasarnya adalah: Stok Buku = Stok Awal + Penerimaan – Pemakaian
Kemudian: Selisih Stok = Stok Buku – Stok Fisik
Namun, perhitungan hanyalah langkah awal. Ketika ditemukan selisih, perusahaan perlu menelusuri data penerimaan, pemakaian, dokumen pengiriman, serta hasil pengukuran fisik untuk menemukan penyebabnya.
Dengan pencatatan yang konsisten dan pemeriksaan stok secara berkala, perusahaan dapat memiliki kontrol yang lebih baik terhadap penggunaan BBM dan mengurangi risiko kesalahan administrasi maupun operasional.
FAQ
Apa rumus menghitung selisih stok BBM industri?
Rumus sederhananya adalah Stok Buku dikurangi Stok Fisik. Stok Buku sendiri dihitung dari Stok Awal ditambah Penerimaan dan dikurangi Pemakaian.
Apakah selisih stok BBM selalu berarti BBM hilang?
Tidak. Selisih dapat disebabkan oleh kesalahan pencatatan, transaksi yang belum diinput, perbedaan pengukuran, atau faktor operasional lainnya. Penyebabnya perlu diperiksa terlebih dahulu.
Seberapa sering stok BBM perlu diperiksa?
Frekuensinya dapat disesuaikan dengan volume penggunaan dan kebutuhan kontrol perusahaan. Semakin tinggi frekuensi penggunaan BBM, semakin penting melakukan pemeriksaan secara rutin.
Apa saja data yang diperlukan untuk menghitung stok BBM?
Data utama yang dibutuhkan adalah stok awal, seluruh penerimaan BBM, seluruh pemakaian, dan hasil pengukuran stok fisik.
Apakah Excel bisa digunakan untuk monitoring stok BBM?
Bisa. Excel dapat digunakan untuk mencatat transaksi masuk dan keluar serta menghitung saldo stok secara otomatis. Untuk kebutuhan yang lebih besar, perusahaan dapat menggunakan sistem inventory khusus.
Baca Juga : Proses Pengiriman BBM Industri : Dari Suplier hingga Tangki Konsumen.
