Pengadaan BBM merupakan salah satu komponen biaya operasional yang penting bagi banyak perusahaan. Industri manufaktur, pertambangan, perkebunan, konstruksi, transportasi, pembangkit, hingga perusahaan yang menggunakan mesin diesel membutuhkan pasokan BBM secara rutin untuk menjaga kegiatan operasional tetap berjalan.
Namun, biaya pengadaan BBM industri sebenarnya tidak hanya terdiri dari harga BBM per liter. Ada beberapa komponen lain yang perlu diperhatikan, terutama ketika pengadaan dilakukan dalam jumlah besar dan membutuhkan pengiriman ke lokasi perusahaan.
Dengan memahami seluruh komponen biaya tersebut, perusahaan dapat membuat anggaran BBM yang lebih akurat dan membandingkan penawaran supplier secara lebih objektif.
Apa yang Dimaksud dengan Biaya Pengadaan BBM Industri?
Biaya pengadaan BBM industri adalah seluruh biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk mendapatkan BBM sampai produk diterima dan siap digunakan untuk operasional.
Komponen utamanya tentu adalah harga BBM. Namun, dalam praktiknya perusahaan juga dapat menghadapi biaya transportasi, pengiriman, penyimpanan, administrasi, pengelolaan tangki, serta biaya lain yang berkaitan dengan proses pengadaan.
Karena itu, membandingkan supplier hanya berdasarkan harga per liter belum tentu memberikan gambaran keseluruhan biaya yang sebenarnya dikeluarkan perusahaan.
Komponen Utama Biaya Pengadaan BBM Industri
1. Harga BBM per Liter
Komponen pertama adalah harga BBM yang dibayarkan berdasarkan volume yang diterima. Harga BBM dapat berbeda berdasarkan jenis produk, volume pembelian, lokasi pengiriman, periode pengadaan, dan ketentuan transaksi yang disepakati.
2. Biaya Transportasi dan Pengiriman
Pengiriman BBM ke lokasi konsumen membutuhkan armada dan proses distribusi. Faktor seperti jarak lokasi, volume pengiriman, akses jalan, serta kondisi geografis dapat memengaruhi biaya distribusi.
Misalnya perusahaan berada cukup jauh dari titik suplai dan membutuhkan pengiriman secara rutin. Biaya transportasi menjadi bagian yang perlu diperhitungkan dalam anggaran pengadaan.
Dalam membandingkan penawaran, perusahaan sebaiknya memastikan apakah harga yang diberikan supplier sudah termasuk biaya pengiriman atau terdapat komponen biaya tambahan.
3. Biaya Penyimpanan
BBM yang dibeli dalam jumlah besar biasanya membutuhkan fasilitas penyimpanan yang sesuai. Tangki penyimpanan, area penempatan, peralatan pendukung, pemeriksaan, dan pemeliharaan dapat menimbulkan biaya.
Biaya penyimpanan menjadi semakin penting ketika perusahaan memilih melakukan pengadaan dalam jumlah besar agar frekuensi pengiriman lebih sedikit.
Artinya, pengadaan dalam jumlah besar tidak otomatis berarti biaya keseluruhan lebih rendah. Penghematan pada frekuensi pengiriman perlu dibandingkan dengan kebutuhan penyimpanan dan pengelolaan stok.
4. Biaya Operasional Penerimaan BBM
Penerimaan BBM juga membutuhkan aktivitas operasional. Perusahaan perlu menyiapkan petugas, melakukan pemeriksaan dokumen, memeriksa volume dan kondisi penerimaan, serta mencatat transaksi ke dalam sistem administrasi.
Jika pengiriman dilakukan terlalu sering, aktivitas penerimaan juga menjadi lebih sering dilakukan.
Karena itu, frekuensi pengiriman perlu disesuaikan dengan kebutuhan agar aktivitas operasional tetap efisien.
5. Biaya Administrasi
Setiap transaksi pengadaan membutuhkan dokumentasi. Contohnya purchase order, surat jalan, dokumen penerimaan, pencatatan stok, invoice, dan dokumen pendukung lainnya sesuai kebutuhan perusahaan.
Secara nominal biaya administrasi mungkin tidak sebesar harga BBM, tetapi frekuensi transaksi yang tinggi dapat meningkatkan beban pekerjaan administrasi.
Mengapa Harga Termurah Belum Tentu Menjadi Biaya Terendah?
Perusahaan sering membandingkan supplier berdasarkan harga per liter. Cara tersebut memang penting, tetapi sebaiknya tidak menjadi satu-satunya pertimbangan.
Misalnya Supplier A menawarkan harga Rp14.000 per liter tetapi biaya pengiriman Rp8 juta. Supplier B menawarkan harga Rp14.100 per liter tetapi biaya pengiriman hanya Rp3 juta.
Untuk pembelian 20.000 liter, perbandingannya menjadi:
| Komponen | Supplier A | Supplier B |
| Harga BBM/Liter | Rp14.000 | Rp14.100 |
| Volume | 20.000 L | 20.000 L |
| Nilai BBM | Rp280 juta | Rp282 juta |
| Pengiriman | Rp8 juta | Rp3 juta |
| Total | Rp288 juta | Rp285 juta |
Dari contoh tersebut terlihat bahwa harga per liter yang lebih tinggi tidak selalu menghasilkan total biaya pengadaan yang lebih tinggi.
Karena itu, perusahaan sebaiknya membandingkan total biaya sampai BBM diterima, bukan hanya harga produk.
Namun, evaluasi supplier tetap perlu memperhatikan faktor lain seperti ketepatan waktu pengiriman, kualitas produk, kelengkapan dokumen, kemampuan memenuhi volume, serta konsistensi pelayanan.
Cara Mengendalikan Biaya Pengadaan BBM Industri
Pengendalian biaya sebaiknya dimulai dari data pemakaian. Perusahaan perlu mengetahui berapa konsumsi aktual setiap periode sehingga jumlah pemesanan tidak terlalu jauh dari kebutuhan.
Jadwal pengadaan juga perlu disesuaikan dengan kapasitas tangki. Pengiriman yang terlalu sering dapat meningkatkan aktivitas distribusi, sedangkan pengadaan terlalu besar dapat menyebabkan biaya penyimpanan dan risiko persediaan meningkat.
Selain itu, perusahaan dapat melakukan evaluasi berkala terhadap supplier. Bandingkan harga, biaya pengiriman, ketepatan waktu, volume yang diterima, dan kualitas administrasi.
Pencatatan stok juga berperan penting. Selisih antara stok buku dan stok fisik dapat menyebabkan perusahaan memiliki gambaran biaya yang tidak akurat jika tidak segera ditelusuri.
Data yang Sebaiknya Dicatat dalam Evaluasi Biaya
Agar pengadaan dapat dievaluasi secara konsisten, perusahaan dapat mencatat beberapa data berikut:
| Data | Kegunaan |
| Harga BBM/liter | Mengetahui harga dasar |
| Volume pembelian | Menghitung nilai transaksi |
| Biaya pengiriman | Menghitung biaya distribusi |
| Frekuensi pengiriman | Mengevaluasi pola pengadaan |
| Biaya penyimpanan | Mengukur biaya persediaan |
| Pemakaian aktual | Menilai kebutuhan sebenarnya |
| Lead time | Menentukan waktu pemesanan |
| Total biaya | Menghitung biaya pengadaan |
| Biaya efektif/liter | Membandingkan pengadaan |
Dengan data tersebut, perusahaan dapat melihat perkembangan biaya BBM dari bulan ke bulan dan mengetahui perubahan yang perlu diperhatikan.
Kesimpulan
Biaya pengadaan BBM industri tidak hanya terdiri dari harga BBM per liter. Biaya pengiriman, penyimpanan, operasional penerimaan, dan administrasi juga dapat memengaruhi total pengeluaran perusahaan.
Karena itu, perusahaan sebaiknya menggunakan total biaya pengadaan dan biaya efektif per liter ketika mengevaluasi transaksi. Cara ini memberikan gambaran yang lebih lengkap dibandingkan hanya melihat harga BBM pada penawaran.
Pengendalian biaya juga perlu dilakukan bersama dengan pengaturan stok, jumlah pesanan, frekuensi pengiriman, dan pemantauan konsumsi. Dengan sistem tersebut, perusahaan dapat membuat anggaran BBM yang lebih akurat dan menyesuaikan pola pengadaan dengan kebutuhan operasional.
FAQ
Apakah biaya pengadaan BBM sama dengan harga BBM per liter?
Tidak selalu. Harga per liter merupakan salah satu komponen biaya. Total biaya pengadaan dapat mencakup pengiriman, penyimpanan, operasional penerimaan, dan biaya lainnya.
Bagaimana cara membandingkan harga dari dua supplier BBM?
Bandingkan total biaya untuk volume yang sama, termasuk biaya pengiriman dan komponen biaya lain yang dikenakan. Setelah itu, hitung biaya efektif per liter.
Apakah membeli BBM dalam jumlah besar selalu lebih murah?
Tidak selalu. Pembelian dalam jumlah besar dapat mengurangi frekuensi pengiriman, tetapi membutuhkan kapasitas penyimpanan yang lebih besar dan dapat meningkatkan biaya pengelolaan stok.
Apa manfaat menghitung biaya efektif per liter?
Biaya efektif per liter membantu perusahaan melihat biaya pengadaan secara keseluruhan sehingga penawaran supplier dapat dibandingkan dengan dasar yang lebih jelas.
Baca Juga : Cara Menentukan Jumlah Pesanan BBM Industri Agar Stok Tetap Efisien.
