Perusahaan yang menggunakan BBM dalam jumlah besar perlu mengetahui bukan hanya berapa banyak BBM yang digunakan saat ini, tetapi juga memperkirakan kebutuhan pada periode berikutnya. Perkiraan tersebut dapat membantu perusahaan menentukan jumlah pesanan, jadwal pengadaan, kebutuhan stok, dan anggaran BBM.
Proses memperkirakan kebutuhan BBM berdasarkan data historis dikenal sebagai forecasting atau peramalan. Metodenya tidak harus selalu rumit. Untuk kebutuhan operasional sehari-hari, perusahaan dapat memulai dengan data pemakaian BBM yang sudah tersedia, kemudian menghitung rata-rata dan melihat pola perubahan konsumsi.
Dengan forecast yang dilakukan secara rutin, perusahaan dapat mengurangi ketergantungan pada perkiraan manual dan membuat perencanaan pengadaan berdasarkan data.
Apa Itu Forecast Kebutuhan BBM Industri?
Forecast kebutuhan BBM industri adalah proses memperkirakan jumlah BBM yang kemungkinan dibutuhkan perusahaan pada periode mendatang berdasarkan data pemakaian sebelumnya dan faktor yang dapat memengaruhi konsumsi.
Misalnya perusahaan memiliki data pemakaian BBM selama enam bulan. Dari data tersebut dapat diketahui rata-rata pemakaian harian atau bulanan.
Hasil forecast kemudian dapat digunakan sebagai salah satu dasar untuk menentukan jumlah pesanan BBM dan jadwal pengiriman.
Forecast bukan berarti angka yang pasti akan terjadi. Kondisi produksi, jumlah kendaraan, jam operasi mesin, proyek baru, atau perubahan aktivitas perusahaan dapat membuat konsumsi aktual berbeda dari perkiraan.
Mengapa Forecast BBM Penting bagi Industri?
Forecast membantu perusahaan mempersiapkan kebutuhan BBM sebelum periode penggunaan dimulai.
Tanpa perkiraan yang baik, perusahaan dapat memesan terlalu sedikit sehingga stok berisiko habis. Sebaliknya, jika pemesanan terlalu banyak, perusahaan dapat menyimpan persediaan lebih besar dari kebutuhan.
Forecast juga membantu bagian purchasing, operasional, gudang, dan keuangan menggunakan dasar data yang sama ketika menyusun rencana pengadaan.
Data yang Dibutuhkan untuk Forecast
Forecast sederhana dapat dimulai dari beberapa data berikut:
- Pemakaian BBM harian.
- Pemakaian mingguan.
- Pemakaian bulanan.
- Jumlah hari operasional.
- Jumlah kendaraan atau mesin yang menggunakan BBM.
- Jam operasi mesin.
- Volume produksi.
- Perubahan aktivitas operasional.
- Riwayat pengadaan dan penerimaan BBM.
Semakin lengkap data yang tersedia, semakin mudah perusahaan memahami penyebab perubahan konsumsi.
Cara Menghitung Forecast Sederhana
Metode paling mudah adalah menggunakan rata-rata pemakaian historis. contoh rata-rata pemakaian: (55.000 + 60.000 + 58.000) ÷ 3 = 57.666 liter. Dengan metode sederhana tersebut, kebutuhan bulan berikutnya dapat diperkirakan sekitar 57.666 liter, dengan catatan tidak ada perubahan besar dalam aktivitas operasional.
Angka tersebut bukan angka pasti. Forecast perlu dibandingkan dengan rencana produksi dan kondisi operasional pada bulan berikutnya.
Forecast Harus Memperhatikan Hari Operasional
Jumlah hari dalam kalender tidak selalu sama dengan jumlah hari perusahaan beroperasi.
Misalnya perusahaan memiliki 30 hari kalender tetapi hanya beroperasi selama 26 hari. Jika konsumsi rata-rata pada hari operasional adalah 3.000 liter, maka kebutuhan berdasarkan hari operasi adalah:
3.000 × 26 = 78.000 liter
Perhitungan tersebut dapat lebih relevan dibandingkan langsung mengalikan konsumsi harian dengan 30 hari.
Untuk perusahaan yang beroperasi 24 jam atau menggunakan mesin secara terus-menerus, pendekatan perhitungannya tentu dapat berbeda.
Forecast Jika Konsumsi Mengalami Kenaikan
Tidak semua perusahaan memiliki konsumsi yang stabil. Jika pemakaian menunjukkan tren meningkat, rata-rata sederhana mungkin tidak cukup. Jika perusahaan mengetahui bahwa peningkatan tersebut disebabkan oleh bertambahnya jam operasi atau kapasitas produksi, forecast periode berikutnya perlu mempertimbangkan kondisi tersebut.
Jangan hanya menggunakan rata-rata historis jika perusahaan sudah mengetahui adanya perubahan besar dalam aktivitas operasional.
Evaluasi Akurasi Forecast
Forecast sebaiknya tidak dibuat sekali lalu dibiarkan. Setelah periode selesai, perusahaan perlu membandingkan hasil perkiraan dengan pemakaian aktual.
Selisih tersebut perlu dianalisis. Apakah terjadi peningkatan produksi? Apakah jam operasi bertambah? Apakah ada aktivitas tambahan? Atau terdapat kesalahan pada data pemakaian sebelumnya?
Dengan melakukan evaluasi, metode forecast dapat diperbaiki dari waktu ke waktu.
Kesalahan yang Sering Terjadi dalam Forecast BBM
Salah satu kesalahan adalah menggunakan data yang terlalu sedikit. Data satu atau dua bulan mungkin belum cukup menggambarkan pola konsumsi perusahaan.
Kesalahan lainnya adalah mengabaikan perubahan aktivitas. Jika produksi meningkat secara signifikan, forecast yang hanya menggunakan rata-rata historis dapat menghasilkan perkiraan yang terlalu rendah.
Perusahaan juga perlu memastikan data pemakaian akurat. Jika terdapat selisih stok atau transaksi yang belum tercatat, hasil forecast dapat ikut terpengaruh.
Kesimpulan
Forecast kebutuhan BBM industri membantu perusahaan memperkirakan kebutuhan bahan bakar pada periode mendatang berdasarkan data pemakaian dan kondisi operasional.
Metode sederhana dapat dimulai dari rata-rata pemakaian harian atau bulanan. Untuk kebutuhan yang lebih kompleks, forecast dapat mempertimbangkan jumlah hari operasional, volume produksi, jam operasi mesin, jumlah armada, dan perubahan aktivitas.
Hasil forecast kemudian dapat digunakan bersama data stok, safety stock, reorder point, kapasitas tangki, dan jadwal pengiriman untuk menyusun rencana pengadaan.
Yang paling penting, forecast perlu dievaluasi secara berkala dengan membandingkan perkiraan dan pemakaian aktual. Dengan cara tersebut, perusahaan dapat memperbaiki perencanaan kebutuhan BBM berdasarkan data yang semakin akurat.
FAQ
Apa itu forecast kebutuhan BBM industri?
Forecast kebutuhan BBM industri adalah perkiraan jumlah BBM yang dibutuhkan pada periode mendatang berdasarkan data pemakaian sebelumnya dan faktor operasional yang memengaruhi konsumsi.
Bagaimana cara paling sederhana menghitung forecast BBM?
Cara sederhana adalah menghitung rata-rata pemakaian BBM dari beberapa periode sebelumnya, kemudian menyesuaikannya dengan jumlah hari operasional atau perubahan aktivitas yang sudah diketahui.
Berapa bulan data yang diperlukan untuk membuat forecast?
Tidak ada jumlah yang mutlak. Semakin panjang dan konsisten data historis yang tersedia, semakin banyak informasi yang dapat digunakan untuk melihat pola konsumsi. Untuk awal, perusahaan dapat menggunakan beberapa bulan data dan terus memperbaruinya.
Apakah forecast sama dengan jumlah BBM yang harus dipesan?
Tidak. Forecast menunjukkan perkiraan kebutuhan, sedangkan jumlah pesanan juga mempertimbangkan stok yang tersedia, safety stock, kapasitas tangki, dan jadwal pengiriman.
Apakah forecast BBM bisa dibuat menggunakan Excel?
Bisa. Perusahaan dapat memulai dengan tabel pemakaian dan fungsi rata-rata sederhana, kemudian mengembangkan sistem dengan data produksi, jam operasi, atau variabel lain jika diperlukan.
Baca Juga : Cara Mengevaluasi Kinerja Suplier BBM Industri: Harga, Pengiriman, dan Kualitas Layanan.
