Menentukan kapan harus memesan BBM merupakan bagian penting dari pengelolaan persediaan di perusahaan. Jika pemesanan dilakukan terlalu lambat, stok dapat habis sebelum pengiriman berikutnya tiba. Sebaliknya, jika pemesanan dilakukan terlalu cepat tanpa mempertimbangkan kebutuhan, perusahaan dapat menyimpan persediaan lebih banyak dari yang diperlukan.
Untuk menghindari kondisi tersebut, perusahaan dapat menggunakan konsep reorder point (ROP) atau titik pemesanan kembali.
Reorder Point merupakan batas persediaan yang menjadi tanda bahwa perusahaan sudah perlu melakukan pemesanan BBM kembali. Perhitungannya dapat menggunakan data pemakaian harian, waktu pengiriman dari suplier, dan stok pengaman.
Apa Itu Reorder Point BBM Industri ?
Reorder point BBM Industri adalah titik persediaan ketika perusahaan perlu mulai melakukan pemesanan agar pasokan berikutnya dapat diterima sebelum stok yang tersedia habis atau mencapai batas minimum yang ditetapkan.
Konsepnya cukup sederhana. Perusahaan tidak menunggu sampai stok benar-benar habis untuk melakukan pemesanan. Pemesanan dilakukan ketika jumlah BBM yang tersedia masih mencukupi kebutuhan selama proses pengiriman berlangsung.
Misalnya perusahaan menggunakan rata-rata 2.000 liter BBM per hari dan suplier membutuhkan waktu tiga hari untuk mengirimkan pesanan. Perusahaan membutuhkan setidaknya 6.000 liter untuk melewati masa tunggu tersebut. Jika ditambah stok pengaman, maka titik pemesanan menjadi lebih tinggi.
Mengapa Reorder Point Penting?
Reorder point membantu menghubungkan monitoring stok dengan proses pengadaan.
Tanpa batas pemesanan yang jelas, keputusan pembelian BBM sering kali hanya berdasarkan perkiraan. Bagian operasional mungkin baru menghubungi suplier ketika melihat stok sudah mulai rendah, sementara bagian purchasing masih membutuhkan waktu untuk memproses pemesanan.
Dengan adanya reorder point, perusahaan memiliki indikator yang lebih jelas. Ketika stok mencapai angka tertantu, proses pengadaan dapat mulai dilakukan.
Hal ini sangat penting bagi perusahaan yang menggunakan BBM untuk mesin produksi, kendaraan operasional, alat berat, genset, maupun kegiatan lainnya yang membutuhkan pasokan bahan bakar secara rutin.
Rumus Reorder Point BBM
Rumus sederhana yang dapat digunakan:
ROP = (Rata-rata Pemakaian Harian x Lead Time) + Safety Stock
Keterangan:
- Rata-rata Pemakaian Harian adalah rata-rata jumlah BBM yang digunakan setiap hari.
- Lead Time adalah waktu yang dibutuhkan sejak pemesanan sampai BBM diterima.
- Safety Stock adalah persediaan pengaman yang disiapkan untuk menghadapi ketidakpastian.
Reorder Point Berbeda dengan Stok Minimum
Reorder point sering dianggap sama dengan stok minimum karena keduanya sama-sama menggunakan angka batas persediaan. Namun, fungsi keduanya dapat berbeda. Reorder Point lebih berfungsi sebagai titik untuk memulai proses pemesanan.
Sementara stok minimum merupakan batas persediaan terendah yang ingin dipertahankan perusahaan agar operasional tetap memiliki cadangan.
Bagaimana Menentukan Lead Time Supplier?
Lead time merupakan salah satu komponen penting dalam perhitungan reorder point. Kesalahan dalam menentukan lead time dapat menyebabkan ROP terlalu rendah.
Misalnya perusahaan menganggap pengiriman selalu membutuhkan dua hari, padahal dalam praktiknya pengiriman terkadang membutuhkan tiga atau empat hari. Jika ROP hanya dihitung berdasarkan dua hari, cadangan BBM bisa tidak mencukupi ketika terjadi keterlambatan.
Karena itu, perusahaan sebaiknya melihat data historis pengiriman.
Jika selama beberapa bulan waktu pengiriman tercatat antara dua sampai empat hari, perusahaan dapat mempertimbangkan variasi tersebut ketika menentukan safety stock dan kebijakan pemesanan.
Lead time juga perlu dievaluasi jika terjadi perubahan supplier, rute pengiriman, jadwal operasional, atau pola pemesanan.
Bagaimana Reorder Point Digunakan dalam Operasional?
Misalnya stok BBM perusahaan saat ini adalah 12.000 liter. Berdasarkan perhitungan, ROP ditetapkan sebesar 8.300 liter.
Ketika stok masih 12.000 liter, perusahaan belum mencapai titik pemesanan. Namun jika pemakaian terus berlangsung dan stok turun menjadi 8.300 liter, sistem atau petugas dapat memberikan tanda bahwa pengadaan perlu dilakukan.
Setelah pemesanan dibuat, perusahaan tidak berarti harus menghentikan pemakaian BBM. Persediaan tetap digunakan seperti biasa sambil menunggu pengiriman berikutnya.
Dengan adanya safety stock, perusahaan masih memiliki cadangan untuk menghadapi keterlambatan atau peningkatan pemakaian yang tidak direncanakan.
Faktor yang Dapat Membuat ROP Berubah
Reorder point bukan angka yang harus ditetapkan sekali lalu digunakan selamanya. Perusahaan perlu mengevaluasinya ketika kondisi operasional berubah.
Salah satu faktor utama adalah perubahan konsumsi. Jika perusahaan menambah armada, meningkatkan produksi, atau menambah penggunaan alat berat, kebutuhan BBM harian dapat meningkat.
Faktor berikutnya adalah lead time. Jika supplier membutuhkan waktu lebih lama untuk mengirimkan BBM, ROP juga perlu disesuaikan.
Selain itu, perubahan pola operasional seperti peningkatan aktivitas pada periode tertentu juga perlu diperhatikan. Misalnya perusahaan memiliki periode produksi tinggi yang menyebabkan konsumsi BBM meningkat secara signifikan.
Reorder Point untuk Perusahaan dengan Pemakaian Tidak Stabil
Tidak semua perusahaan memiliki pemakaian BBM yang stabil setiap hari.
Misalnya pada hari biasa perusahaan menggunakan 2.000 liter, tetapi ketika produksi meningkat pemakaian dapat mencapai 3.000 liter per hari.
Dalam kondisi seperti ini, menggunakan rata-rata sederhana saja mungkin belum cukup. Perusahaan perlu melihat pola historis dan mempertimbangkan periode dengan konsumsi tinggi.
Safety stock juga dapat disesuaikan untuk memberikan perlindungan tambahan ketika terjadi peningkatan pemakaian.
Tujuannya bukan membuat stok sebesar mungkin, tetapi mencari tingkat persediaan yang cukup untuk menjaga kelancaran operasional.
Menggabungkan ROP dengan Monitoring Stok
Reorder point akan lebih berguna jika terhubung dengan sistem monitoring stok.
Misalnya laporan stok perusahaan menampilkan:
| Parameter | Nilai |
| Stok saat ini | 9.200 L |
| Reorder point | 8.300 L |
| Stok minimum | 2.000 L |
| Pemakaian rata-rata | 2.100 L/hari |
| Status | Belum mencapai ROP |
Ketika stok turun menjadi 8.300 liter atau lebih rendah, status dapat berubah menjadi “Perlu Pemesanan”.
Sistem seperti ini dapat dibuat menggunakan spreadsheet sederhana maupun aplikasi inventory perusahaan.
Dengan demikian, bagian operasional tidak harus selalu menghitung secara manual kapan persediaan perlu dipesan.
Kesalahan yang Sering Terjadi dalam Menentukan ROP
Kesalahan pertama adalah menggunakan data pemakaian yang sudah tidak sesuai dengan kondisi operasional saat ini. Misalnya perusahaan sekarang menggunakan 3.000 liter per hari, tetapi perhitungan ROP masih menggunakan data lama sebesar 2.000 liter.
Kesalahan kedua adalah mengabaikan lead time aktual supplier. Jika pengiriman sering membutuhkan waktu lebih lama dari perkiraan, ROP yang terlalu rendah dapat meningkatkan risiko kehabisan stok.
Kesalahan ketiga adalah tidak memperhitungkan safety stock. Tanpa cadangan, perusahaan dapat berada dalam kondisi rentan ketika terjadi keterlambatan pengiriman atau lonjakan konsumsi.
Kesalahan berikutnya adalah tidak melakukan evaluasi secara berkala. ROP sebaiknya mengikuti perubahan kebutuhan operasional dan kondisi pengadaan.
Kesimpulan
Reorder point BBM industri merupakan titik persediaan yang digunakan sebagai tanda bahwa perusahaan perlu melakukan pemesanan kembali.
Rumus sederhananya adalah:
ROP = (Rata-rata Pemakaian Harian × Lead Time) + Safety Stock
Dengan menggunakan data pemakaian aktual, waktu pengiriman supplier, dan cadangan yang sesuai, perusahaan dapat menentukan kapan proses pengadaan perlu dimulai.
ROP sebaiknya tidak dianggap sebagai angka yang permanen. Ketika konsumsi BBM, aktivitas produksi, jumlah armada, atau lead time supplier berubah, perhitungan juga perlu dievaluasi.
Dengan menggabungkan reorder point, stok minimum, safety stock, dan monitoring stok, perusahaan dapat membuat proses pengadaan BBM lebih terencana dan mengurangi risiko kehabisan bahan bakar saat operasional berlangsung.
FAQ
Apa itu reorder point BBM industri?
Reorder point adalah titik persediaan yang menjadi tanda bagi perusahaan untuk mulai melakukan pemesanan BBM kembali.
Bagaimana cara menghitung ROP BBM?
Rumus sederhananya adalah rata-rata pemakaian harian dikalikan lead time, kemudian ditambah safety stock.
Apa perbedaan reorder point dan stok minimum?
Reorder point digunakan sebagai titik untuk memulai pemesanan, sedangkan stok minimum merupakan batas persediaan terendah yang ingin dipertahankan perusahaan.
Mengapa lead time supplier penting dalam menentukan ROP?
Semakin lama waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan BBM, semakin besar persediaan yang dibutuhkan selama menunggu pengiriman.
Apakah ROP harus dihitung ulang setiap bulan?
Tidak selalu. Namun, perhitungannya perlu dievaluasi ketika terjadi perubahan signifikan pada pemakaian BBM, aktivitas operasional, kapasitas pengadaan, atau waktu pengiriman supplier.
Baca Juga: Stok Opname BBM Industri : Cara Mengecek Stok Fisik dan Catatan Administrasi.
